Fuhrparkmanager haben viele Aufgaben. Er muss seinen Fuhrpark überwachen, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge immer dort sind, wo sie sein sollten. Er muss Schäden regulieren, die Fahrzeuge in perfektem technischen Zustand halten und die Kosten im Auge behalten. In kleineren Fuhrparks gibt es normalerweise nicht nur eine Person, die sich um all das kümmert. Wenn das Flottenmanagement nicht gut organisiert ist, ist das Chaos vorprogrammiert. Wenn ein Problem auftaucht, beginnt eine nervenaufreibende Suche nach Dateien und Dokumenten auf Laufwerken und in Ordnern.
DMS-Vorteile
Ein Dokumentenmanagementsystem kann bei wachsenden Akten und überquellenden Laufwerken und bei ineffektiver Arbeit helfen. Digitale Dokumentenverwaltung vereinfacht und verdeutlicht viele Aufgaben im Fuhrpark.
Dokumentenmanagementsysteme zentralisieren Informationen, damit die Mitarbeiter sie schnell wiederfinden. Mit einem digitalen Aufzeichnungssystem können die täglichen Fuhrparkaufgaben stark vereinfacht werden, da alle Fahrzeuginformationen in digitalen Fahrzeugdateien zentralisiert sind. Das digitale Dokumentenmanagement speichert Führerscheinkontrollen, Rechnungen und Quittungen sowie die täglichen Kraftstoffkosten und Kilometerstände in den Stammdaten des Fahrzeugs. Alle Abteilungen haben darauf Zugriff, ohne dass Papierkopien in Hunderten von Aktenordnern liegen.
Dokumente verwalten
Warum sollten Fahrzeugdokumente digitalisiert werden?
Die Digitalisierung von Fahrzeugdokumenten kurbelt das Geschäft an. Alle Fahrzeugdaten sind nach der Digitalisierung anklickbar. Das ist hilfreich für Schadensfälle. Du musst nicht mehr nach Versicherungsbedingungen oder Telefonnummern von Werkstätten suchen; alles ist sofort sichtbar. Moderne Dokumentenmanagementsysteme können noch mehr. Sobald alle Fahrzeugdokumente digital erfasst sind, erinnert dich das System an Werkstatttermine, das Ablaufdatum von Leasingverträgen und Führerscheinkontrollen.
Digitales Dokumentenmanagement spart Geld
Elektronisches Fuhrparkmanagement spart Unternehmen Geld. Strukturierte und einheitlich gespeicherte Fuhrparkdaten sparen dem Unternehmen Zeit und Geld. Erstellungs-, Bearbeitungs- und Archivierungskosten können reduziert oder vermieden werden. Mehr Dokumente in manuellen Ablagesystemen bedeuten längere Suchzeiten. Die Mitarbeiter verschwenden mehr Zeit mit dem Durchsuchen manueller Ablagesysteme und haben weniger Zeit für wichtigere Aufgaben. Recherche, Verwaltung, Management und Fehlerbehebung können mit einer modernen Fuhrparkmanagement Software um die Hälfte reduziert werden.
Hinzu kommen die Kosten für Kopien und doppelte Ablage. Mit der digitalen Ablage können Unternehmen bis zu 50 % der Druck- und Papierkosten einsparen. Kopier- und Wartungskosten werden ebenso reduziert wie die Kosten für Lagerung und Archivierung.
Wie man Flottendokumente richtig aufbewahrt
Anwendung von Aufbewahrungsfristen: Steuerrelevante Fahrzeugdokumente und Aufzeichnungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Digitales Dokumentenmanagement ersetzt die Papierordner. Alle Dokumente, die vor dem 31. Dezember 2009 entstanden sind, können entsorgt werden.
Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt oder bearbeitet wurde. Wenn der Jahresabschluss 2015 erst 2017 eingereicht wurde, würde die Aufbewahrungsfrist im Jahr 2018 beginnen und 2027 enden. In der Dokumentenverwaltung muss zwischen 10-jährigen und 6-jährigen Dokumenten unterschieden werden.
Was kann aus der Dokumentenverwaltung 2020 gestrichen werden?
Vor dem 31. Dezember 2009 können die folgenden Dokumente aussortiert werden:
- Quittungen
- Hypothekenpapiere
- E/A-Rechnungen
- Inventare
- Jahresberichte
- Berechnungen
- Rechnungen
- Banknoten
- Schecks
- Rechnungen
- Quittungen
- Quittungs- und Rechnungsbücher
Was kann aus dem Dokumentenmanagement 2020 eliminiert werden?
Dokumente, die bis zum 31. Dezember 2013 erstellt wurden, können geschreddert werden:
- Bestellte Angebote
- Buchbestellungen
- Frachtbriefe und Konnossemente
- Geschäftskorrespondenz (außer Rechnungen)
- Gehaltsabrechnungen
- Briefe Versicherung
Digitales Dokumentenmanagement kommt dem Fuhrparkmanagement zugute
Fuhrparkmanager sind Macher, keine Papiersortierer oder IT-Nerds. Für die meisten Flottenmanager ist die Archivierung von Fahrzeugunterlagen oder Dokumenten eine Belastung. Die digitale Dokumentenverwaltung spart Platz und Ressourcen und ist modern. Was aber, wenn das Betriebssystem abstürzt oder der IT-Mitarbeiter kündigt? Dieser Alptraum der digitalen Dokumentenverwaltung lässt Fuhrparkbesitzer mit verstaubten Ordnern zurück. Das kann die Sicherheit erhöhen. Nicht autark.
Stelle sicher, dass elektronische Daten ordnungsgemäß gesichert und gespeichert werden. Diese müssen den GoBD folgen.
Digitale Fuhrparkdokumentenverwaltung mit einer Fuhrparkmanagement Software
Eine Fuhrparkmanagement-Software hilft, Fahrzeugdokumente sicher und an einem Ort zu speichern. Die Fuhrparksoftware kann alle Fahrzeugdokumente digital speichern. Das bedeutet, dass die Informationen jederzeit abgerufen werden können, ohne dass man Ordner durchsuchen muss.
